Primeiros passos no IXC Assina
Introdução ao IXC Assina
O IXC Assina é uma solução IXC Soft para assinatura digital, permitindo criar, enviar e assinar documentos de forma segura, rápida e legalmente válida, substituindo processos físicos por métodos digitais ágeis e rastreáveis.
Conceitos essenciais
Ambientes de acesso
- Signatário: pessoa responsável por assinar o documento.
- Workspace: espaço de trabalho utilizado para gerar e gerenciar documentos.
Documentos, identificação e validações biométricas
- Titular do documento: pessoa para a qual o documento foi gerado.
- Documento: arquivo anexado (contratro/termo) que contém informações de signatários e receberá a assinatura.
- Selfie: foto solicitada no momento da assinatura para validar a identidade do signatário.
- Detecção facial: verificação de que a foto capturada contém um rosto.
- Comparação facial: processo que compara a selfie com o documento de identidade e o CPF do signatário.
- Autenticação em dois fatores: método de segurança para confirmar a identidade (SMS ou E-mail).
- Geolocalização e dispositivo: informações sobre o dispositivo, navegador e localização utilizados no momento da assinatura.
Etapas iniciais
Passo 1: Crie sua conta
Nesta etapa, você acessa a tela de login da plataforma. Antes de criar sua conta, escolha a opção ideal para você:
Pessoa Física
Comece como Signatário e, se precisar emitir documentos, crie um Workspace depois.
- Nome completo
- CPF
- Telefone
Pessoa Jurídica
Crie um Workspace para gerenciar usuários, documentos e permissões desde o início.
- CNPJ
- Nome da empresa
- Segmento
- Dados do responsável
Depois de escolher o tipo de conta, defina como será o seu acesso:
Entrar com e-mail e senha
Pessoa física
- Acesse a tela de login do IXC Assina
- Na parte inferior da guia, clique em Criar conta grátis. Você será direcionado à página Criar conta
- Selecione a opção pessoa física e preencha os campos:
- Nome completo: Insira o nome completo do titular da conta
- CPF: Insira o CPF do titular da conta
- E-mail: Insira um endereço de e-mail válido. Este e-mail será utilizado também para o login na plataforma
- Telefone: Insira um número de telefone válido, pertencente ao titular da conta
- Senha: Insira uma senha de acesso à conta, seguindo os requisitos de segurança (deve conter letras maiúsculas e minúsculas, no mínimo 10 caracteres e número)
- Confirme sua senha: Repita a senha inserida no campo anterior
- Seu e-mail será utilizado para a confirmação de e-mail e ativação de conta. Você receberá um código temporário. Copie-o de sua caixa de entrada de e-mail e insira o código copiado no campo correspondente do IXC Assina
- Após confirmar, sua conta de pessoa física será ativada
Pessoa jurídica
O perfil é destinado à empresa, mas exige um perfil pessoal atrelado. Portanto, você precisará fornecer os dados da empresa e do responsável legal.
- Acesse a tela de login do IXC Assina
- Na parte inferior da guia, clique em Criar conta grátis. Você será direcionado à página Criar conta
- Selecione a opção pessoa jurídica e preencha os campos de Dados da empresa:
- CNPJ: Insira o CNPJ da empresa que será relacionado ao Workspace
- Nome da empresa: Insira a razão social da empresa
- Segmento: Selecione o segmento do qual a empresa que você é responsável atua. Entre as opções disponíveis estão: Provedor, Educação, Saúde, Outro
- Siga para a seção Seus dados e preencha os dados do responsável legal (pessoa Física) pela empresa:
- Nome completo: Insira o nome completo do responsável legal pela empresa
- CPF: Insira o CPF do responsável legal
- E-mail: Insira um endereço de e-mail válido do responsável legal
- Telefone: Insira um número de telefone de contato do responsável legal
- Senha: Insira uma senha de acesso à conta, seguindo os requisitos de segurança (deve conter letras maiúsculas e minúsculas, no mínimo 10 caracteres e número)
- Confirme sua senha: Repita a senha inserida no campo anterior
- Após preencher todos os campos, clique em Criar conta para avançar.
Entrar com Google
Ao optar por esse método, o sistema realiza automaticamente a criação de uma conta, permitindo que o usuário acesse a plataforma de forma imediata e segura, sem a necessidade de definir uma senha manualmente. O primeiro acesso deste usuário será ao painel do Signatário.
- Acesse a tela de login do IXC Assina
- Na parte inferior da guia, clique em Entrar com Google
- Selecione a conta desejada e clique em Continuar
- Automaticamente será criada uma conta com acesso ao painel do Signatário
- Ao autenticar via Google, nem todos seus dados serão coletados. Portanto, acesse o perfil do usuário clicando no ícone de usuário localizada na parte superior direita na plataforma > clique em Minha conta
- Em seguida, siga até a aba Meus dados e preencha os dados faltantes
Passo 2: Crie seu primeiro Workspace
O Workspace do IXC Assina, é destinado para usuários que desejam enviar, gerenciar e controlar documentos para assinatura digital, sejam pessoas físicas ou jurídicas.
Além disso, organiza todas as funcionalidades necessárias para o fluxo de assinaturas em um único painel visual e intuitivo. Com o Workspace você pode:
- Criar novos documentos para a assinatura;
- Acompanhar o status dos documentos gerados;
- Organizar os documentos em pastas;
- Acompanhar métricas por dia, mês, status e origem;
- Criar grupos de permissão e convidar membros para o gerenciamento em equipe;
- Criar integrações com ERPs (IXC Provedor e IXC Oner)
- Acompanhar o registro de atividades dos usuários na plataforma.
Criando seu workspace
Você pode criar um Workspace de pessoa física ou de pessoa jurídica, a depender da forma com que você vai trabalhar.
Workspace para pessoa física
Possui limite de somente um Workspace de pessoa física por CPF.
- Acesse sua conta. No menu lateral esquerdo, clique em Criar Workspace
- Selecione o tipo de Workspace que deseja criar:
- Pessoa física: os dados pessoais do titular serão utilizados como remetente ao gerar documentos. É permitido o cadastro de somente um Workspace de pessoa física por CPF.
- Confirme os dados pessoais solicitados (CPF e Telefone) e clique em Avançar
- Personalize a aparência do seu Workspace:
- Nome do Workspace: insira um nome para a identificação do Workspace
- Alterar imagem do Workspace: clique no botão de mesmo nome. O sistema abrirá os arquivos do seu dispositivo. Selecione uma imagem para definir a imagem de perfil do Workspace
- Clique em Salvar para concluir a criação do Workspace.
Workspace para pessoa jurídica
O Workspace para pessoa jurídica não tem limitação de criação, desde que sejam de diferentes CNPJs. Para criar um Workspace para uma pessoa jurídica, siga as etapas abaixo:
- Acesse sua conta. No menu lateral esquerdo, clique em Criar Workspace
- Selecione o tipo de Workspace que deseja criar:
- Pessoa jurídica: os dados da empresa serão utilizados como remetente ao gerar documentos.
- Preencha os campos solicitados de acordo com o tipo de Workspace escolhido, como Nome da empresa, CNPJ e o Segmento de atuação
- Clique em Avançar
- Personalize a aparência do seu Workspace:
- Nome do Workspace: insira um nome para a identificação do Workspace, como a Razão Social ou Nome Fantasia
- Alterar imagem do Workspace: clique no botão de mesmo nome. O sistema abrirá os arquivos do seu dispositivo. Selecione uma imagem para definir a logo do Workspace
- Clique em Salvar para concluir a criação do Workspace.
Passo 3: Criando seu primeiro documento
Provas de identificação:
- Documento: solicita apenas a foto de um documento de identificação
- Selfie e documento: solicita uma selfie do signatário acompanhada da foto do documento.
No plano Especialista, é possível habilitar a opção Validar identidade do signatário.
A validação aplica detecção facial na selfie e realiza a comparação entre a selfie e a foto do documento. Além disso, compara os dados do signatário com os dados do documento (nome e CPF), garantindo que a pessoa que está assinando é, de fato, a mesma do documento apresentado.
Acesse Painel e documentos > Meus documentos > Criar documento
Clique em Selecionar arquivos. A pasta arquivos de seu computador será exibida. Escolha o arquivo que será enviado para assinatura e confirme a seleção
Clique em Avançar
Clique em Adicionar signatário
Escolha o tipo de destinatário:
- Eu: o próprio usuário logado. Serão utilizados automaticamente os dados do cadastro
- Novo: destinatário fora do workspace. Exige que dados como Nome, CPF, E-mail e Telefone sejam preenchidos manualmente
- Membro: participante do workspace. Selecione um dos membros do workspace
- Dinâmico: utilizado para situações que envolvem grande quantidade de signatários. Exige que uma tabela
.csvseja atrelada para a geração do documento
Se necessário, adicione mais signatários através do botão Adicionar signatário
Defina os dados que serão coletados no ato da assinatura:
- Prova de identificação: escolha Documento, Selfie ou Selfie + documento para comprovar a identidade do signatário
- Autenticação 2FA: define se um código de verificação será enviado para comprovar que o signatário é a mesma pessoa que está assinando
- Obter geolocalização: ative para registrar a localização durante a assinatura
Após adicionar todos os signatários, clique em Avançar
Confira a prévia do documento na etapa Posicionamento e clique em Avançar para prosseguir
Se necessário, ajuste o nome do documento no campo Nome do documento
Ajustes opcionais:
- Pasta: selecione uma pasta para definir onde será salvo este documento
- Data de expiração do documento: escolha uma data de expiração, será o prazo que os signatários terão para assinar o documento
- Permitir que os signatários recusem a assinatura desse documento: ao habilitar este parâmetro, os signatários poderão recusar a assinatura do documento e ele será cancelado automaticamente. No IXC Assina, o status deste documento constará como Expirado
Após concluir todas as alterações, clique em Enviar.
Passo 4: Assinando seu primeiro documento
Todos os documentos gerados para o seu CPF serão armazenados no painel do Signatário. Esta é a tela principal onde o usuário pode:
- Visualizar todos os documentos que precisa assinar ou que já foram assinados
- Acompanhar o status de cada assinatura
- Acessar detalhes de cada documento
Para assinar um documento, siga as etapas:
- Se você estiver acessando através de um Workspace, clique no ícone de sua conta, localizado no menu superior direito. Clique em Acessar como signatário. Caso contrário, avance para o passo 3
- Você será direcionado ao menu Meus documentos, uma tabela em que são exibidos todos os documentos gerados para o seu CPF
- Selecione um documento que esteja pendente de assinatura
- Clique em Visualizar
- Confira o arquivo e clique em Assinar
- Configure sua assinatura ou utilize sua assinatura automática. Para configurar sua assinatura automática, acesse: Como configurar minha assinatura
- Clique em Avançar.
Etapas adicionais (se solicitadas pelo remetente)
Durante o processo de assinatura, o remetente pode solicitar etapas extras. Caso isso ocorra:
- Permita a coleta de geolocalização, se solicitada.
- Realize a verificação em dois fatores (2FA) solicitando o código por e-mail e inserindo-o no processo.
- Tire uma selfie, se solicitado.
- Envie uma foto ou arquivo em PDF do documento, se solicitado.
Após concluir todas as etapas exigidas, clique em Concluir assinatura.
Seu documento foi assinado. Faça o download do documento original e o documento assinado como for da sua preferência.
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